Noua lege privind protecția datelor: ce trebuie să facă firmele?

1. Inventariază datele pe care le prelucrezi

Începe cu fluxurile reale: angajați, candidați, clienți, furnizori, vizitatori, marketing, camere video și formulare online. Pentru fiecare proces trebuie să fie clar ce date sunt colectate, de ce, cine are acces, cui sunt transmise și cât timp sunt păstrate.

2. Stabilește temeiul și informarea

Consimțământul nu este soluția universală. Compania trebuie să aleagă temeiul adecvat fiecărui scop și să ofere persoanelor informații clare despre prelucrare. Informările pentru angajați, candidați și clienți nu trebuie confundate între ele.

3. Creează evidențe și responsabilități

• registrul activităților de prelucrare;
• reguli de acces și confidențialitate;
• termene de păstrare și ștergere;
• procedură pentru solicitările persoanelor vizate;
• procedură de identificare și gestionare a incidentelor;
• evaluarea furnizorilor care prelucrează date pentru companie.

4. Verifică formularele și furnizorii externi

Un formular de contact, un sistem de salarizare, stocarea în cloud sau o platformă de newsletter pot implica destinatari externi. Contractele, rolurile și transferurile trebuie analizate, iar politica de confidențialitate trebuie să reflecte realitatea tehnică.

5. Treci de la documente la practică

Conformitatea presupune instruirea persoanelor care lucrează cu date, aplicarea termenelor de păstrare și revizuirea periodică a măsurilor. Documentele trebuie adaptate dimensiunii și riscurilor companiei.

Acest material are caracter informativ. Aplicarea concretă a Legii nr. 195/2024 trebuie evaluată în funcție de procesele fiecărei organizații.