Cum combini obligațiile de angajator cu politicile interne și cerințele proiectelor finanțate.
Un ONG este angajator și trebuie să respecte regulile muncii la fel ca orice altă organizație. În plus, finanțatorii pot cere politici, aprobări și dovezi de alocare a timpului care depășesc dosarul HR obișnuit.
Documentele de bază rămân obligatorii
Contractele, fișele postului, evidența timpului, concediile, salarizarea documentară și SSM trebuie organizate în funcție de activitatea reală. Statutul de organizație necomercială nu elimină obligațiile de angajator.
Cerințele specifice proiectelor
- alocarea funcțiilor și a timpului între proiecte;
- aprobarea salariilor și a modificărilor;
- timesheet-uri sau alte evidențe solicitate de finanțator;
- separarea atribuțiilor și nivelurile de autorizare;
- documentarea recrutării și a conflictelor de interese;
- trasabilitatea cheltuielilor de personal.
Politici frecvent solicitate
- cod de conduită și prevenirea abuzului;
- egalitate, nediscriminare și sesizarea problemelor;
- protecția copilului sau safeguarding, dacă activitatea o impune;
- conflict de interese și prevenirea fraudei;
- protecția datelor și confidențialitate;
- deplasări, lucru la distanță și utilizarea bunurilor.
Pregătirea pentru auditul donatorului
Un dosar bun permite urmărirea deciziei de la buget și recrutare până la contract, pontaj, plată și raportare. Verifică din timp dacă documentele sunt semnate, aprobările sunt conforme și perioadele raportate se potrivesc.
- creează un index al documentelor;
- separă documentele generale de cele specifice proiectului;
- verifică eșantioane complete pentru câțiva angajați;
- documentează explicațiile pentru excepții;
- stabilește cine răspunde auditorului și cine aprobă informațiile.
Un sistem unic, nu dosare paralele
Cerințele finanțatorului trebuie integrate în sistemul organizației. Dosarele paralele și modelele diferite pentru fiecare proiect cresc riscul de neconcordanțe. Obiectivul este o bază HR comună, completată controlat de cerințele fiecărui grant.
Materialul are caracter general și informativ. Cerințele trebuie verificate pentru situația concretă a organizației.